経費の管理をするための運用

法人カードは企業が使うクレジットカードです。カードによる支払い内容をデータベース管理をすることで経費の管理が簡単になるのです。つまり、カードの引き落とし明細書を使えば、決算書類を簡単に作成できますし、経費の項目を分析することで費用削減などの戦略を立てることができます。ただし、社員一人一人が正しく利用しないと、不正会計につながり税務署から追徴課税が発生したり、会計部門の管理の手戻りとなり企業に不利益を与えてしまいます。したがって、何の費用に対してカード処理をしていいのかを社員一人一人に教育等を実施して統率する必要があります。たとえ、社長であっても独断で使用してはいけません。定期的に監査することがポイントです。

カードの使用状況を徹底させた運用

カードを使う側のルールを明確にしておくことです。例えば、支払い品目を事前に上司に承認を得たうえで利用することがあります。さらに、誤って予算以上の内容を失効して企業に損失を与えないように上限を設定することもあげられます。このような管理は、事前に予算化して対応するため、一度に社員がカードを使用した場合の経費過大を抑えることができますし、私的流用を防止することができます。管理がしっかりできればカード会社への信用が高まり、使用範囲が拡大します。ETCカードを作ることで車の交通費がさらに管理しやすくなったり、高速料金が割引され経費節約につながります。海外でも使用することができるカード利用の実現も可能で、旅行保険が付帯されているメリットもあるのです。